4 Ansätze zum Minimieren von Risiken im IT-Outsourcing

Die Komplexität der IT-Branche und die rasante Digitalisierung macht es vielen Unternehmen schwer, profitable IT-Projekte umzusetzen. Den wachsenden Ansprüchen der Branche stand zu halten, stellt für viele Unternehmen aufgrund eines internen Mangels an Fach- und Expertenwissen eine Herausforderung dar. Dementsprechend ist die Nachfrage nach kompetenten Softwareentwicklern und IT-Experten, die in der Lage sind komplexe Verantwortlichkeiten zu übernehmen, sehr groß. Immer häufiger lagern Unternehmen ihre Betriebsprozesse ins Auslands aus und um dies zu vereinfachen, wird in der Regel mit gewissen Partnern zusammen gearbeitet, welche den Prozess der Auslagerung koordinieren. Obwohl IT-Outsourcing ein weit verbreitetes Konzept ist und es ebensolche erfahrenen IT-Outsourcing-Partner gibt, muss man bei der externen Leistungserstellung von spezifischen Projekten einige Risiken berücksichtigen. Diese sollen im Folgenden kurz beschrieben werden, jeweils begleitet mit einem effizienten Lösungsansatz.

Kontrollverlust bewältigen

Durch die Auslagerung von Betriebsprozessen an Dritte wird neben dem Aufwand, den die Leistungserstellung normalerweise bedeutet, auch die Kontrolle über das Projekt selbst ausgelagert. Das Unternehmen, welches die IT-Tätigkeiten an einen Partner outsourct, hat weder direkten Einfluss auf das Humankapital noch auf die genaue Entwicklung der Software. Deswegen ist es äußerst wichtig, die Aufgabenstellung und die Ziele des Projektes präzise zu formulieren. Man sollte davon überzeugt sein, dass die zu erstellende Softwarelösung genauso funktioniert, als hätte das Unternehmen sie inhouse selbst entwickelt. Das engagierte Entwicklungsteam muss hochwertige Dienstleistungen ohne eine ständige Aufsicht erbringen; das Ergebnis die technologischen Anforderungen erfüllen.

Daher ist die Wahl des passenden IT-Partners das A und O für ein erfolgreiches Outsourcing. Unternehmen können sich beispielsweise erkundigen, ob der potenzielle Geschäftspartner bereits ähnliche Projekte in der entsprechenden Branche erfolgreich umgesetzt hat. Dadurch wird sichergestellt, dass die Software oder das Coding, welches erstellt wird, zu den Wünschen des Unternehmens funktioniert, es einfach zu verwalten ist und eine genaue technische Dokumentation des Projektes erfolgt.

Kostenübersicht beibehalten

Beim IT-Outsourcing hat das Unternehmen nicht die gleichen Controlling-Möglichkeiten wie bei internen Angelegenheiten, denn das unternehmerische Risiko für die beauftragten Projekte liegt beim Vertragspartner. Damit die Kosten und das Budget in einem für das Unternehmen profitablen Rahmen bleibt, sollte das richtige Kooperationsmodell gewählt werden. Beim Festpreismodell z.B. werden Zeitplan, Umfang und Budget vor Beginn des Projektes festgelegt, während sich das “Cost-Plus-Model” aus den Kosten des Providers zuzüglich seiner Gewinnspanne ergibt. Ein transparentes Preissystem ist ein entscheidendes Element eines risikolosen Arbeitsprozesses. Es sollte also vertraglich genau geregelt sein, welche Leistungen zu welchen Konditionen zu erbringen sind um eine realistische Übersicht über die mit dem IT-Outsourcing einhergehenden Kosten beizubehalten.

Kulturelle und geografische Distanz überwinden

Die IT-Branche hat bereits vor einigen Jahren den mittlerweile abnehmenden Trend des Outsourcings nach Asien oder nach Indien erlebt. Dort ansässige Fachkräfte hatten nahezu sämtliche IT-Realisierungen übernommen, jedoch gingen die Erwartungen beider Seiten weit auseinander. Kulturelle, sprachliche und geografische Grenzen waren zu groß, um eine gewinnbringende Zusammenarbeit zu ermöglichen. Bei dem Outsourcen von IT-Projekten ist deshalb darauf zu achten, dass die “Grenzen” nicht zu hoch sind – in jeglicher Hinsicht. Viele Spezialisten in der IT-Branche setzen deshalb auf das sogenannte Nearshoring. Hierbei werden bestimmte Betriebsprozesse in angrenzende oder nahe gelegene Länder verlagert, Zeitunterschiede und hohe Reisekosten. Die Wahl der richtigen Outsourcing-Destination ist also wesentlich, um kulturelle und geografische Hürden zu überwinden.

Datenschutz und Compliance Risiken verstehen

IT-Projekte outsourcen bedeutet für ein Unternehmen auch, sich genauestens mit dem Datenschutz und gewissen Compliance-Auflagen zu beschäftigen. Da vertrauliche Informationen an einen Dritten weitergegeben werden, u.a. ins Ausland, muss dieses Risiko intern entsprechend bewertet werden. Die Richtlinien des europäischen Datenschutzes und deren Einhaltung beim ausländischen Anbieter sollten überprüft werden, ggf. vor Ort. Außerdem sind die länderspezifischen Gesetzesanforderungen mit den lokalen Anforderungen der jeweiligen Outsourcing-Destination abzugleichen, denn die rechtlichen Grundlagen für Compliance-Fragen können sehr unterschiedlich sein.

Lösungsansätze zur Risikominimierung

Für die beleuchteten Risiken gibt es verschiedene Lösungsansätze, die das IT-Outsourcing für Unternehmen risikoarmer gestalten. Auf Grundlage von intern getroffenen Entscheidungen sowie den fachlichen Bedürfnissen einer Firma sollte zum einem die richtige Destination für die Auslagerung von IT-Tätigkeiten gewählt werden. Zum anderen spielen der passenden Outsourcing-Partner und ein verlässliches Kooperationsmodell eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht das Risiko zu minimieren.

Bei InterVenture wird ein maßgeschneidertes Team rekrutiert, den Kundenwünschen entsprechend und auf die Projektanforderungen zugeschnitten. So wird zum einem sichergestellt, dass die notwendigen fachlichen Kompetenzen einzelner Teammitglieder den Erwartungen gerecht werden, und zum anderen die bestmögliche Gesamtperformance durch ein raffiniertes Set integrierter Leistungen realisiert wird. Durch den Aufbau eines dedizierten Entwicklerteams in Belgrad bieten wir unseren Kunden einen nachhaltige und kosteneffiziente Nearshoring Lösung.